ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות?

בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.

כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.

לפני מעבר הארגון לעבודה במתכונת ארכיון דיגיטלי עם תוכנה לניהול מסמכים, דאג לעדכן את העובדים על המעבר הצפוי. אל תפתיע אותם ואל תנחית עליהם את השינוי הזה. מדובר במתכונת שונה של עבודה ויש ליידע את העובדים על השינוי הצפוי.

תוכנת ניהול מסמכים – איך לבחור תוכנה לניהול ארכיון דיגיטלי?

קיימות בשוק מערכות רבות לניהול מסמכים, חלקן מיועדות למשתמשים בודדים, חלקם לארגונים קטנים, וחלקם לארגוני ענק. ראשית עליך לבחור את המערכת המתאימה למספר המשתמשים בארגון. אל תשקיע במערכת המיועדת ל- 1,000 משתמשים אם אתה משרד של חמישה עובדים.

לאחר שהתמקדת במערכות ניהול מסמכים המתאימות לגודל הארגון שלך, עליך להחליט מהו התקציב המתאים לך, או איזה מחיר תהיה מוכן / יכול להשקיע במערכת ניהול מסמכים לארגון שלך. כדי לסבר את האוזן, מחירי תוכנות ניהול המסמכים שבשוק (הישראלי והעולמי) נעות מאפס שקלים ועד מאות אלפי דולרים. בהנחה שהתקציב שלך לנושא הוא מספר מאות דולרים, עליך להתמקד בסגמנט הזה של התוכנות שבשוק.

ניתן להשיג תוכנות חינמיות שנכתבו במערכות קוד פתוח. קח בחשבון שמה שניתן בחינם, הוא לא בהכרח רע, אבל קיימת בעיה של תמיכה במשתמשים. אם תתקין מערכת קוד פתוח ללא תמיכה, הסתבכת. אם תתקין מערכת קוד פתוח שכבר הוכיחה את עצמה והיא מציעה תמיכה מיידית, אפשר בהחלט לשקול זאת לחיוב.

אינך צריך להגביל את עצמך לתוכנות מקומיות בלבד. ישנם פתרונות מהעולם המציעים תמיכה בעברית ומחירים ידידותיים למשתמש. אל תפסול על הסף את הרעיון לרכוש תוכנה מתאימה באינטרנט.

כפי שציינתי בפתיחה, חשוב לדעת מהי רמת האבטחה של המערכת. האם המערכת מבוססת גישה אינטרנטית וכיצד הגישה אליה מאובטחת. מה רמת ההרשאות למשתמשים ואיזה אופן ניהול היא מציעה.

לאחר שהגדרת מה התקציב שלך, עליך לחפש את הפתרון המתאים תוך כדי בדיקת יכולות המערכת. אם הארגון שלך מונה חמישה משתמשים, בדוק מה מחיר הרישיון למשתמש ראשון ומה העלות לארבעה משתמשים נוספים. נהג בחוכמה, אל תסתפק במערכת שיכולה לתת גישה לחמישה משתמשים בלבד. חשוב על הגידול העתידי של העסק שלך ורכוש מערכת עם יכולת גישה למשתמשים נוספים בראייה עתידית. קח בחשבון שתצטרך לעבור תהליך של סריקת מסמכים כדי ליצור תוכן דיגיטלי רלבנטי למערכת שלך.

דבר נוסף. אל תרכוש מערכת חדשה ללא וותק בשוק. אתה הולך למסור את לב הידע של העסק שלך לתוכנה חדשה וחשוב שלא תיפול. אני רוצה להמליץ לך להיעזר ב"חבר טלפוני" שיוכל להאיר את עיניך בתהליך הרכישה וההטמעה של המערכת.

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) – הצעת מחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il